Day281 宮支えのDX

 宮支えの場とDXは兎角相性が悪い。

随分と誤解があるのだが、DXとはデジタル化を手段とした業務改善である。決してデジタル化が目的ではない。例えば、紙の文書の削減でPDF化するのはデジタル化だが、ここで終わってはいけないということ。

PDF化したのちに、PC画面をお互い持ち出して対面で説明するのはあまり意味が無い。そこまで出来たら、オンラインで行うようにするのが好ましい。①移動の手間を減らす②これまで参加できなかった若手の参加が可能にする③情報の検索性を高め、判断に活かす。などのメリットを享受しよう。

紙の使用量が減ると言ったことがフォーカスされるが、大多数の企業にとって紙の値段は目に見えるコストであるが、決定プロセスを考えた時のコストとしては大した問題では無いはずである。むしろ、紙云々言っているDXは、私の経験上、DXでは無いことが多い。

で、宮支えのDXであるが、これがまた相性最悪である。

何せ、プロセスが変わるのである。

滞りなく進めることを至上命題とする中で、これまでに磨き上げてきたプロセスに不安定要素を入れようとするのである。そこに合致した上で、効率まで上げる方法というのは、望み薄である。しかも、オペレートしているのが、日本の最高学府を優秀な成績で卒業して、さらに研鑽を積んだ状態の人々である。無理ゲーの類である。

何かやりたいのであれば、中に入り込んで多少の無理が利く状態になってからとなる。相手を変えるのなら、懐に飛び込むに限る。

Day280 バランスが大事。

 すでに明らかになってきたが、テレワークも良し悪しである。

会議の時間が明らかに減る。自分の作業時間が取れるのでアウトプットの質が高まる。こういったプラス面がある。これは数値として分かるプラス部分である。一方で、画面越しに仕事をするテレワークでは、チームビルドは難しい。人間は肌感覚でチームを作るからである。相手がどんな人間なのかは、あって見ないと分からない。これは、数値として測れないマイナス部分である。

今のテレワークでは、組織の暗黙知が伝わらないのだ。これが有効なのは、普段から勝手知ったる人たちの間でのみ成り立つ方法である。新しい人を迎え入れるには不向きだし、たとえ迎え入れられたとしても、深い部分で組織に慣れ親しんだとは言い難い。いざという時にチームがバラバラになるのが見えている。

テレワークは、道具である。道具を全面に押し出して良いのは売るほう。使うほうは、道具に使われることなく使いこなす必要がある。バランスが大事。

Day279 デジタルトランスフォーメーションが難しいわけ

 縁あって、組織横断のデジタルトランスフォーメーション推進の仕事に関わっている。DXというやつだ。これはカタカナ用語の最たるもので、とりあえず題目を唱えていれば良いと思っているところから、これこそ仕事の真骨頂と思うところまで、人それぞれである。

私はといえば、真骨頂だと思うが、急速に進めてはいけないと思っているクチである。というのも、仕事の仕方が変わるので、利益を出すのが至上命題の民間企業ですら、受け入れられる人も組織も限られている中、変えないことを良しとする宮支えの場においては、かなりの難題。なので、ひっそり進めて気がついた時には仕事の仕方が変わっている、というのを進めている。

まずは、定まった仕事について、人を介さずに進められるようにする。これにデジタル化が必要であれば導入を促す。同じような項目が他にないか探す。そちらも進めるといった具合である。

ただ、やり始めて分かったこととしては、デジタル化以前なのである。つまり、データセットの作り方ができていないので、そこからスタートする必要がある。例えば、Excel方眼紙あるいは神エクセルが跋扈していること。

入力し直すことが仕事になっている例が多く、高度化されているというか、担当じゃないと分からない変な専門化が行われているのである。まずはこれから始める必要がある。手元から始めて、すでに二人分の仕事は一人でできるようにしたので、生産性は2倍。実は二人分の仕事も10分の１以下の工数でできているので、生産性は20倍以上になっている。ただ、評価はされない。測る手段と評価項目がないからである。最初の一雫は気付かれないのだ。新しいことをする難しさというのは、こんなところにもある。

Day278 カタカナ用語で煙に巻く

 カタカナの言葉が出てきた時は要注意である。

例えばイノベーション。

さまざまな意味合いを含んでいるので使い勝手が良い反面、受け取った方も勝手に解釈できる言葉である。新結合と訳され、結びつけ方によっては新しい価値を生み出すのがイノベーション。決して新技術の開発だったり、新商品を意味するものではない。例えていうなら、任天堂のWii。スペック自体は前機種のN64ベースだし、コントローラにしても赤外線を使った枯れた技術。しかし、その組み合わせでゲームだけができる新しい体験を提供したのである。

技術に暗い人だと、魔法としか思えないのだろう。魔法なら新しい技術が必要で、これこそイノベーションとなる。これが続くとイノベーションとは新しい技術をもとにして魔法のようなことができる一連の仕組み、となってしまう。

意味の確認も疎かになる。美しい国というコンセプトを掲げた首相がいた。これを聞いた瞬間になんと曖昧なコンセプトだろうと思った人はたくさんいたはずである。あえて日本語で打ち出した首相の心意気は立派だと思うが、それはさておき、このようにカタカナ語でなければ、瞬時に言わんとしている中身が解るのである。

カタカナ用語が出たときは何を言わんとするのか要注意である。ちなみに、コンセプトという言葉も相当危ない用語である。注意されたし。

Day277 不思議な習慣

 仕事柄、国会中継はずっと映し出されている。

今でも慣れないものがある。それが、開始の際に議長を大声で呼ぶ習慣である。

どうも、マイクなどがない古い時代からの習慣でずっと続いているようだ。これは大役らしく、人によっては練習を繰り返すのだそう。会期の前日などは、会議場を借りてリハーサルするくらいである。人知れず努力をしているのである。

ただ、そんな習慣を知らない人からすると、マイクもあるし、喋る順番まで決まっている中で、何で大声を出して耳目を集める真似をするのか不明である。こういった不思議な習慣はある程度残っていても良いが、人が減り、相対的な国力が低下している現在においては、明治時代の遺構から脱却して、日本というビジネスモデルを今一度考え直す必要があるのでは無いかと思う。そうしないと、壁は乗り越えられない。

Day276 暦と仕事のサイクル

 宮支えの仕事のサイクルは、部局によって異なるのだが、私がいる場では１ヶ月を単位として動いている。

他も大体同じだと思うが、対外公表するものがある場合、それが基準となる。この部署の場合は、月に1度公表となるものがあるので、１ヶ月が単位となる。これが、4半期に一度とか１年に一度といった部署の場合は、そのサイクルになると思って良い。

毎月のサイクルとなる場合、おおよその日程の目星はつくのだが、第1週目くらいまでは、予定が決まらない。決まって仕舞えば、変わることはそう無いのであるが、ちょっと先も見通せないし、優先度が高いので変えられない。飲み会の日程などは吹っ飛ぶのである。

そのほか、国会の影響も無視できない。むしろ、影響は大である。ある程度の日程感はあるのだが、なんとなく太陽暦で動いていない節もある。むしろ太陰暦だろうか？

暦は政から来ているものだし、宮支えは政。あくまで私見だが、暦に支配されている感もある。政と暦と仕事のサイクは切ってもきれないもののようである。

Day275 MPの切れどき

 ロールプレイングゲームなどでよく使われるMP。魔法が使えるポイント数という知られているMPであるが、宮支えの場合は、魔法ではなく、メンタル。勝手に言っているだけであるが。

これが切れるとゲーム中では魔法を唱えられなくなり、体力を回復する魔法や毒などを治療する魔法などを唱えられなくなるので、結構なピンチ状態である。薬草と毒消し草は十分持っていこう。なんの話だ？

そう、メンタルポイントの場合、切れると同じくピンチ状態であるが、その度合いが半端ではない。MPが下がってしまうと体力も削られるし、回復もしにくくなる。0になろうものなら、自ら生命の灯火に引導を渡すかもしれない。これは下げてはいけないポイントである。

そうは言っても、下がってしまうことがある。忙しい時。寝不足になる時。プライベートで一悶着あった場合。何にせよ、そんな時は回復させるに限る。何を差し置いてもである。

下がってきたかも。と思ったら、一息ついて回復させる。体力の無理は効くが、メンタルの無理は効かないのである。どんな状況になったら辛いのか常に自分との対話を心掛ける必要がある。必ず行おう。

Day274 訪問

 この時期は、来年入ってくる可能性のある大学生が訪問してくる。

慣れないスーツを装備して、人事や部署の先輩になりそうな人に質問をするのである。

私は研究室の繋がりで、そのまま企業に入ってしまったので、このような活動を行なっていないのだが、新しく職に就こうという学生にとっては重要なイベントである。

もちろん採用に携わっていないので、廊下ですれ違う程度のものであるが、一緒に仕事をしている人が採用担当なので、さわり程度は察することができるのである。

人事もさておき、３年目くらいの先輩から見た希望者の判断というのは重宝されているのである。出身校のリクルーターは、最初に面談を受けても良い人物を見極めるという相当重要な役割を担っている。できる限り会社や組織の考えに沿った行動ができる人を選んでいると思うが、相性もあるので、これは時の運も相当あるだろう。

やはり緊張している子が多い。当然である。右も左も分からないところに通されて、面談である。緊張しない方がおかしい。ただ、ここを希望して、庁舎内での面談に漕ぎ着けている段階で、相当優秀なはずである。そんな考えを持って見てしまうためか、優秀そうなだなぁという様子が見えるのである。

できれば、来春一緒に仕事ができたら嬉しいものである。

Day273 10時の法則

10時の法則と呼んでいるコトがある。

残業をして、夜の10時を超えた頃から、人の心の鍵が外れて一気に間が縮まるという現象である。どの職場でもありそうな、アルアルであると思っているのだが、この宮支えの場でもやっぱりあった。というのが、今回の話。

出向元でも、この時間を過ぎて仕事をしていると、色々と距離が縮まっていくことがある。何せ、深夜残業時間帯。ここまで残って仕事をしているのは、ある程度仕事を任せられて、仕事に対して情熱を持っている人が多い。ダラダラ仕事をしても、この時間までやっている人は、そう多くないし、この時間から相談が始まるのは、普段からある程度のコミュニケーションをしているからである。

宮支えの場は、不夜城と言われるほど、遅くまで仕事をしているのだが、それでも10時まで残っている人は、部署にもよるものの結構限られているのである。そのような状況にあるので、10時を回って仕事をしている人たちに不思議な連携が生まれるのである。

連携が生まれると、相手のことが知りたくなり、個人的な情報がオープンにされる。すると、ますます興味が湧いて、いろいろなことを聞くことになるので、親密さが増すし、思考パターンなどがわかってくるごとに仕事がやりやすくなっていくのである。

新しく仕事についた人は、一度このゾーンを過ぎて仕事をしてみることをお勧めする。

ただし、仕事のし過ぎは禁物である。

Day272 手を動かす

 宮支えで感じるのが自ら手を動かす範囲が決まっているということ。それは当然なのだが、このくらいは自分でやろうよというものまで範囲外。それが、RPA。

RPAはロボティックプロセスオートメーションの略で、PC上の動作を自動化できるツールのことである。Macの場合は、Automater。

宮支えの場では、標準がWindowsなので、それ用のソフトを準備しないといけないのであるが、RPAくらいは自分で作りたいものである。

RPAのプログラムだが、シナリオ作成して、外に発注するのである。ちょっと驚きである。自分で組んでしまえば良いようなものだが、そうなっていない。しかも、シナリオ作成から納入まで３週間という。早いのか遅いのかよくわからない。しかも、手を加えたい場合には、またお願いしないといけない。

これでは、残念ながら業務が効率的に行われるとは思いにくいところがある。

RPAくらいは自分で作って運用したいものである。

Day271 週末はゆっくり

 １週間があっという間に過ぎていく。そんなにやることがあるのかと疑問になるが、やっぱり矢の如く過ぎていくのである。

そんな中で、企業からの出向者での集まりがあった。美味しいお酒におつまみ、楽しい話（主に宮支えのあるある話）であっという間に時間が過ぎて行った。集まったのは、おそらく聞いたことのある企業から、出向した人ばかりが集まっている。若手から中堅、ベテランまで結構バラエティに富んでいることが分かる。わずか２年という長いようで短い時間の中で、多くの企業がある中で、宮支えの場にたまたま居合わせた人たち。奇跡のような組み合わせである。

このようにゆっくりと過ごすこともできるのである。これは、出向者の醍醐味であろう。

Day270 呼吸をするが如く勉強する

 この宮支えの場に居る人の多くは、呼吸をするが如く勉強をする。

日々、新しい知識を得て、考え、行動に移す。当たり前に行なっているのである。

日本の受験勉強に関しては、このような習慣が付く人間を大量生産できるシステムである。ちょっと、諸外国に引け目を感じる一部の人たちに踊らされて、改悪を続けてしまっているが、元は優れているシステムであったと言える。今は怪しいが。

なんにせよ、このシステムで育った人材が大量に配置されているのである。なるほど世界一優秀なシステムだった、と言われる所以である。

Day269 BCP

 BCPはbussines continuas program。自然災害など、普段の想定から外れた場合でもちゃんと継続できるようにする事。

民間でも規模の大きな企業なら、考えておいて当たり前になっている。

この宮支えの場ではどうか？といえば、当然である。何せ、何かあった場合の指令拠点になる可能性があるので、そんじょそこらの自然災害には耐えうるように出来ている。

今日も、地震があったのだが、免震方式となっているので、ほとんど揺れを感じなかった。実は、速報のマグニチュードと揺れ方から、何か変と思い、考えてみたら、当たり前だった。というのが、先の話である。

やはり宮支えの場は、想定しているレベルが違うのである。

Day268 縦割りの弊害その３

 宮支えの場は、上下の階層がしっかりしているので、伝達ルートは基本、縦である。

巨大でシステマチックな組織を動かす場合において、縦横網目状というのは、効率が悪い。のだが、戦時中でもない限り網目の方が良い。

よく聞かれる、縦割りの弊害。たらい回し。事勿れ。弊害については枚挙にいとまがないだろう。

今回は、縦割りについてである。

外から問い合わせしたい場合、聞く場所を間違えると、それはあっち。これはそっち、あれはここ。一つに纏めてくれよ〜と言いたくなるのだが、それは組織設計と権限の問題であり、垣根は超えてはいけないのである。実は超えても良いのだが、超えて答えて間違っていた場合の取り返しがかなり面倒なので、しっかり線引きするのである。

かくして、縦割りの弊害が発生するのだが、中の人も縦割りには困っているのである。決められたことを、決められた通りに行えば良い仕事というのは多くを占めるのだが、決められていていない仕事というのも発生する。その場合は、外からの問い合わせと同じことが内部でも起きるのである。聞く場所を間違えると、それはあっち。これはそっち、あれはここ。

同じ宮支えでも、間違えたりすると面倒なので、しっかり線引きするのである。

こういった仕事の仕方は、大企業などに見受けられるのだが、得手不得手というのがある。この辺りをきっちり処理するだけでなく、そこに喜びを見込める人には向いている。

ちなみに、私は向いていないことが、はっきり分かった。あちこちに首を突っ込みすぎるらしい。いわゆるお節介なのである。こういう人は、生きていくのは難しいのだが、重宝される。

Day267 協力プレーが難しい人

 仕事は協力プレーである。

自分が仕事をしなければ進まないが、自分だけで完結するわけでもない。

中には、そのあたりを理解できない人が出てくる。残念ながら、学歴に関係なく出てくる。日本の最高学府の経済学部を卒業して、宮支えをおこなっている。と聞けば、相当なキラキラの履歴であるが、出来ないのである。

最初から採用されている人（いわゆるプロパー）には少ないのだが、途中から入ってくる人だったり、期間採用されている人には、居たりする。

そのような人は、他の人の仕事を貶したりするくせに、やってるアピールをして上司に取り入ろうとする姿勢が見える。あと、仕事を隠そうとする。

そういう人は、浮いてしまうので、みんな分かる。

そうなると、悪循環が始まる。

周りが関わろうとしなくなるので、情報が集まらなくなり、自分一人の知識の中で仕事を進めるので見識が狭くなる。偏見が入る。その人は周囲を疑いだす。自分にだけ嫌がらせをされている、と。そうなるとパフォーマンスが低いと評価される。実際低くなる。何せ、三人寄れば文殊の知恵である。宮支えの場でもそれは言える。文殊には普通の人は敵わないのだ。

このようにほぼ良いことは何もないのだが、身から出たサビである。

別に周りに同調せよというのではない。お互い様なのだから、感謝をしつつお互いを高め合えば良いのである。

Day266 縦割りの弊害その２

 前回縦割りの弊害について触れたが、座席表一つ取っても縦割りの弊害が出てしまっている。

例えば、Excel方眼紙を最大限活用した座席表。印刷することを前提に作ってあるので、苗字の間にスペースがあり、見やすくなっている。したがって、検索は、出来ない。

ただし、神エクセルレベルである。よくぞ作ったものである。宮支えでは、座席と役職が紐ついているので、誰がどの席に座るかは非常に大切な事である。知らなくてはいけないし、間違ったら大ごとである。座席表のメンテナンスは重要な仕事である。しかも、２年に1度の異動が当たり前なので、座席表のメンテナンスは鮮度が命である。

・・・のだが、そんな定型業務であれば、もっと楽にすれば良いのにと思う。役職月の職員リストなんぞは、人事が持っているので読み込めば良く、座る位置が決まっているのだから、リストを元に表示すれば良いのである。一度フォーマットを作って仕舞えば、その後は即座にできる。

なぜやらないのか、不思議で仕方がない。前任から受け継いでそのまま引き渡すのが仕事だと思っている節がある。

最良の仕事とは、自分でやっている仕事を無くすことであると定義づけている。自分がやらなくても回るようになるなら、理論的には生産性は無限大に向上したことになる。流石にゼロにはならないので多少の作業は残るが、そっくり引き継ごうとする人とゼロにしようとする人のアウトプットには雲泥の差が出る。

ただ、縦割りの弊害なのか、そう考える人が少ないのが残念である。もっとも、同じ考えを持って動いている人はいるし、エラくなっている傾向はある。周りを見て、仕事の仕方は（良い意味で）他の人と違うという人を見つけよう。きっと役に立つはずである。

Day265 縦割りの弊害

 宮支えの場は、上位下達でできている。

民間でも同じだが殊更そのようにできている。これは上から下へ進み、本当は下から上へ上がるシステムなのであるが、一方通行になったり、途中で変質したりする。

伝言ゲームをしたことがあると思うが、あれが起きる。稀に当たることがあるが、大体は外れる。ゲームなのでそれが面白いのであるが、実際の仕事で起きると溜まったものではない。稀に当たると書いたが、当たる時は想像力を働かせて情報を補った場合である。本来はそれが忖度なのだが、どうも使い方が違うことが多い。

さて、忖度が起きず劣化が起きるのが当然として、その先どうなるか？伝わった仕事は、真面目に引き継がれていく。そのうち、誰がやり始めたのかわからないのだが、作業のみが残るということが、結構起きる。縦割りで顕著である。

横を眺めれば、同じような業務をしているが、微妙に違う。なんのためにやっているのかと問うてみれば、このように引き継いだので目的はわからないという。こういったものが結構多い。そんな時に業務見直しをするとロクな事がない。何せ目的を知らずに進めているので、続けるコストもかかるが、無くした場合の影響も測る事ができないのである。

仕事は目的を共有しようね。という話である。縦割りは、目的が共有されているので話がすとんと落ちていくのがメリットだが、目的が共有されないとデメリットばかり出てくるのである。縦割りの節にいる人は、正しい忖度を是非してほしいものである。