Day268 縦割りの弊害その３

 宮支えの場は、上下の階層がしっかりしているので、伝達ルートは基本、縦である。

巨大でシステマチックな組織を動かす場合において、縦横網目状というのは、効率が悪い。のだが、戦時中でもない限り網目の方が良い。

よく聞かれる、縦割りの弊害。たらい回し。事勿れ。弊害については枚挙にいとまがないだろう。

今回は、縦割りについてである。

外から問い合わせしたい場合、聞く場所を間違えると、それはあっち。これはそっち、あれはここ。一つに纏めてくれよ〜と言いたくなるのだが、それは組織設計と権限の問題であり、垣根は超えてはいけないのである。実は超えても良いのだが、超えて答えて間違っていた場合の取り返しがかなり面倒なので、しっかり線引きするのである。

かくして、縦割りの弊害が発生するのだが、中の人も縦割りには困っているのである。決められたことを、決められた通りに行えば良い仕事というのは多くを占めるのだが、決められていていない仕事というのも発生する。その場合は、外からの問い合わせと同じことが内部でも起きるのである。聞く場所を間違えると、それはあっち。これはそっち、あれはここ。

同じ宮支えでも、間違えたりすると面倒なので、しっかり線引きするのである。

こういった仕事の仕方は、大企業などに見受けられるのだが、得手不得手というのがある。この辺りをきっちり処理するだけでなく、そこに喜びを見込める人には向いている。

ちなみに、私は向いていないことが、はっきり分かった。あちこちに首を突っ込みすぎるらしい。いわゆるお節介なのである。こういう人は、生きていくのは難しいのだが、重宝される。

Day267 協力プレーが難しい人

 仕事は協力プレーである。

自分が仕事をしなければ進まないが、自分だけで完結するわけでもない。

中には、そのあたりを理解できない人が出てくる。残念ながら、学歴に関係なく出てくる。日本の最高学府の経済学部を卒業して、宮支えをおこなっている。と聞けば、相当なキラキラの履歴であるが、出来ないのである。

最初から採用されている人（いわゆるプロパー）には少ないのだが、途中から入ってくる人だったり、期間採用されている人には、居たりする。

そのような人は、他の人の仕事を貶したりするくせに、やってるアピールをして上司に取り入ろうとする姿勢が見える。あと、仕事を隠そうとする。

そういう人は、浮いてしまうので、みんな分かる。

そうなると、悪循環が始まる。

周りが関わろうとしなくなるので、情報が集まらなくなり、自分一人の知識の中で仕事を進めるので見識が狭くなる。偏見が入る。その人は周囲を疑いだす。自分にだけ嫌がらせをされている、と。そうなるとパフォーマンスが低いと評価される。実際低くなる。何せ、三人寄れば文殊の知恵である。宮支えの場でもそれは言える。文殊には普通の人は敵わないのだ。

このようにほぼ良いことは何もないのだが、身から出たサビである。

別に周りに同調せよというのではない。お互い様なのだから、感謝をしつつお互いを高め合えば良いのである。

Day266 縦割りの弊害その２

 前回縦割りの弊害について触れたが、座席表一つ取っても縦割りの弊害が出てしまっている。

例えば、Excel方眼紙を最大限活用した座席表。印刷することを前提に作ってあるので、苗字の間にスペースがあり、見やすくなっている。したがって、検索は、出来ない。

ただし、神エクセルレベルである。よくぞ作ったものである。宮支えでは、座席と役職が紐ついているので、誰がどの席に座るかは非常に大切な事である。知らなくてはいけないし、間違ったら大ごとである。座席表のメンテナンスは重要な仕事である。しかも、２年に1度の異動が当たり前なので、座席表のメンテナンスは鮮度が命である。

・・・のだが、そんな定型業務であれば、もっと楽にすれば良いのにと思う。役職月の職員リストなんぞは、人事が持っているので読み込めば良く、座る位置が決まっているのだから、リストを元に表示すれば良いのである。一度フォーマットを作って仕舞えば、その後は即座にできる。

なぜやらないのか、不思議で仕方がない。前任から受け継いでそのまま引き渡すのが仕事だと思っている節がある。

最良の仕事とは、自分でやっている仕事を無くすことであると定義づけている。自分がやらなくても回るようになるなら、理論的には生産性は無限大に向上したことになる。流石にゼロにはならないので多少の作業は残るが、そっくり引き継ごうとする人とゼロにしようとする人のアウトプットには雲泥の差が出る。

ただ、縦割りの弊害なのか、そう考える人が少ないのが残念である。もっとも、同じ考えを持って動いている人はいるし、エラくなっている傾向はある。周りを見て、仕事の仕方は（良い意味で）他の人と違うという人を見つけよう。きっと役に立つはずである。

Day265 縦割りの弊害

 宮支えの場は、上位下達でできている。

民間でも同じだが殊更そのようにできている。これは上から下へ進み、本当は下から上へ上がるシステムなのであるが、一方通行になったり、途中で変質したりする。

伝言ゲームをしたことがあると思うが、あれが起きる。稀に当たることがあるが、大体は外れる。ゲームなのでそれが面白いのであるが、実際の仕事で起きると溜まったものではない。稀に当たると書いたが、当たる時は想像力を働かせて情報を補った場合である。本来はそれが忖度なのだが、どうも使い方が違うことが多い。

さて、忖度が起きず劣化が起きるのが当然として、その先どうなるか？伝わった仕事は、真面目に引き継がれていく。そのうち、誰がやり始めたのかわからないのだが、作業のみが残るということが、結構起きる。縦割りで顕著である。

横を眺めれば、同じような業務をしているが、微妙に違う。なんのためにやっているのかと問うてみれば、このように引き継いだので目的はわからないという。こういったものが結構多い。そんな時に業務見直しをするとロクな事がない。何せ目的を知らずに進めているので、続けるコストもかかるが、無くした場合の影響も測る事ができないのである。

仕事は目的を共有しようね。という話である。縦割りは、目的が共有されているので話がすとんと落ちていくのがメリットだが、目的が共有されないとデメリットばかり出てくるのである。縦割りの節にいる人は、正しい忖度を是非してほしいものである。

DAY264 暦

 暦というのは不思議なものである。

１年だったり１日だったり、繰り返し行われる行事に対して、だいたい同じような時に同じようにイベントが発生することが多い。

企業勤めの場合、同じようなサイクルで起きるものといえば、期初期末の面談。ボーナス、夏休みに冬休み。決算時期の忙しさ。とはいえ、毎月起きるイベントというのは、毎月締めの経理の仕事か。それなりにあるが、宮支えのほうはまるで暦に支配されているのではないか？というくらいに決まった出来事が発生する。

だいたいどの役所でも月例で大きな報告があり、そこを起点に動いている節がある。詳しく書けないのがもどかしいところであるが、私が従事している部門もそうである。

今日は月末。毎月のごとく忙しいのである。明日は月初。やっぱり忙しいのである。

Day263 キーワードは、滞りなく

裏方の役割は、滞りなく進めることである。

通常、企業からの出向者が一度に複数の業務に就くことは無いのだが、機会があったので別の部局の仕事もしている。サークル活動ではなく、正式に辞令が出ている。高々、2年のうちに辞令を２枚貰う輩も珍しいだろうが、大きなメリットがある。自分の物差しで比較できるのだ。

同じ企業からの出向者は、一人だけということは少ないだろう。飲み会などで情報共有して、他の部署の様子を窺い知ることがあると思うが、あくまで他人視点。

それに対して、２部署を掛け持つということは、自分の視点で二つを比べることができるというメリットがあるのだ。しかも、横串の部署ともなれば、いろいろな部署の話が集まってくるので、比較対象の多さはすごいものがある。下手をするとプロパー書院よりも知っている可能性がある。

そんな中でも、共通して抜き出せるキーワードは、滞りなく。である。どこもかしこも、滞りなく進めることが至上命題である。新しいことが滞りなく進むなんてあり得ないのだが、何とかやりきってしまうスキルを鍛え抜いていくようである。これは本当に見習うべきポイントである。

これを行うために、当日のプログラムは当然として、根回し、時間配分。さらには、前持って質問事項などを考え抜くなど、事細かに作り込んでいる。アドリブの多い自分の振る舞いから見ると頭が下がる。企業に来てもらっても真っ先に役立つポイントだろう。

Day262 お出迎え

 やはり宮支えの場に来たなら、一度は見てみたいのがお出迎えとお見送り。

幹部職を中心に入口に集まり、拍手と共に出迎える。テレビでたまに見かける風景だが、本当にやってるのかと半信半疑であったが、やっていた。画面越しではなく、この目で見たので本当である。

当然、テレビは山場のみ写すのであるが、実際は、おおよその到着時間が伝えられるものの、到着が遅れてざわざわしているところに来るのである。さすが大人の対応で車が見えた瞬間に静まり返るのだが。

お出迎えが終わった後は、各部局に戻って感想を言い合うのもあるが、その後の記者会見に向けて、担当部署は大急ぎで準備を詰める。ここでも裏方はドタバタ劇なのだ。それを間近で見られるのは、宮支えならではの経験である。テレビ越しでは味わえないものである。