Day334 コミュニケーションツールのアップデートは急務

 宮支えの場において、未だに電話がコミュニケーションの主力となっている。そして、その電話は固定電話であることが多く、席が固定され、場所も時間も自由な働き方を制限することがある。

この現状には様々な背景があると考えられる。まず一つに、宮支えというものは個人情報を含む機密事項を扱うことが多く、情報漏洩防止のために電話でのやり取りが好ましいという考え方がある。また、一般的に宮支えの業務はルーティン化されており、ある程度予測可能な作業が多いため、固定電話でのやり取りで十分対応できるという側面もある。もう一つは料金であろう。やはり固定電話は安いのだ。

しかし、このような状況が持つ問題点もある。

職員が固定された場所にいなければならないことで、オフィスにいなければ電話に出ることができない。そのため、在宅勤務や移動中には電話に出ることができず、柔軟な働き方を限定してしまう可能性がある。転送機能を使えばいいのだが、リアルタイムで対応しないといけないというが次に起きる業務効率の悪化である。柔軟な働き方ができなくなり、業務の効率化につながらないのだ。

近年はテレワークの普及やスマートフォンの発展により、情報をやり取りする手段が多様化している。これにより、より柔軟な働き方が可能になり、職員が自由に場所や時間を選べるようになったことで、業務効率が上がった例もある。また、コミュニケーションの手段も、メールやチャットツールなどが普及しており、柔軟なやり取りができるようになっている。

このように、宮支えの職場における電話の固定化には、利点と問題点が存在する。今後は、柔軟な働き方が求められる中で、職員がより効率的に業務を行うために、より多様なコミュニケーション手段が活用されるようになることが期待される。